В случае, когда у гражданина возникает необходимость предъявить документы, имеющие юридическую значимость,  в другой стране и совершить с их использованием юридически значимые действия, он должен легализовать свои документы для международного использования. Данная процедура происходит путём обращения в соответствующие органы власти или к посредникам, такм как Бюро Переводов.

Необходимо отметить, что Российские органы власти уполномочены легализовать только те документы, которые были или будут выданы в Российской Федерации или переводы таких документов.

Существует два способа международной легализации документов:
1. Полная консульская легализация (нотариус – Минюст – МИД – консульство);
2. Упрощённая легализация – АПОСТИЛЬ.

ВАЖНО! Для некоторых стран требуются оба вида легализации. Например, для Италии!

Легализация через Апостиль подходит только для стран, подписавших и ратифицировавших Гаагскую конвенцию – список таких стран.

Важно ещё раз отметить - Апостиль в Российской Федерации можно поставить только на документы, выданные в Российской Федерации или их переводы на иностранные языки. Нельзя перевести иностранный документ на русский, потом на другой иностранный язык и поставить Апостиль. Исключение могут, однако, составить только некоторые документы, выданные в СССР. По каждому такому документу, который может попасть под исключение, наши сотрудники связываются с компетентными органами власти заранее и уточняют относительно возможности апостилирования, чтобы не тратить время клиентов на безуспешное ожидание.

АПОСТИЛЬ – это процедура, которую проходит официальный документ, в результате которой на этом официальном документе появляется штамп. Данный штамп подтверждает подлинность документа, в отношении которого он выпущен или, другими словами, на котором он проставлен. Подлинность документа подтверждается путем подтверждения подлинности подписи официального лица, выдавшего и подписавшего документ и подлинности его печати или печати организации, от имени которой он действует.

Из определения следует, что Апостиль можно поставить только на официальный документ, содержащий живую подпись официального лица. Документ, на котором стоит только подпись физического лица или подпись представителя юридического лица - апостилировать не получится. Например, договор в простой письменной форме (не нотариальный) или справка с работы. Такой документ может стать подлежащим апостилированию, если на нём появится подпись официального лица - например, нотариуса. Нотариус может удостоверить подписи лиц на таком документе, или нотариальную копию такого документа.

В Петербурге 4 государственных учреждения проставляют Апостиль. Каждое – на определённых типах официальных документов:
1. Комитет по науке и высшей школе (КНВШ) – проставляет Апостиль на оригиналах документов, выданных учебными заведениями по всей России, имеющими государственную аккредитацию. Сроки проставления Апостиля – 2-3 недель (иногда - больше). Диплом и приложения к нему считаются как один документ. Потребуется оформление нотариальной копии на сотрудника бюро;
2. Министерство внутренних дел (МВД) – Апостиль на оригиналах справок о наличии или отсутствии судимости (и других справок, выданных МВД в Санкт-Петербурге). Срок проставления апостиля 1 – 1,5 недели. Оформление доверенноти не требуется;
3. Управление по делам записи актов гражданского состояния (ЗАГС) – проставляет Апостиль на оригиналах свидетельств и справок, выданных ЗАГСами Санкт-Петербурга и ЛО. На свидетельствах и справках из других городов поставить Апостиль на территории Санкт-Петербурга нельзя. Но! Мы можем сделать перевыпуск (дубликат) иногороднего документа и уже на него поставить Апостиль. Тоже самое касается и свидетельств выданных в СССР или имеющих физические повреждения или искажения – сначала получение дубликата, потом Апостиль. Для выпуска дубликата потребуется нотариальная доверенность на сотрудника бюро, на проставление апостиля доверенность не требуется;
4. Министерство Юстиции (МИНЮСТ) – проставляет Апостиль на документы:
а. выданные в суде и подписанные Судьями Санкт-Петербурга (срок – до 40 дней),
б. выданные Нотариусами Санкт-Петербурга (срок – 48 часов),
в. с 2025 года - академические справки из вузов.
Доверенность на подачу не требуется.

Нотариальные документы, подаваемые на Апостиль в МИНЮСТ, можно условно разделить на две группы:

- Основные нотариальные действия – доверенности, согласия, договоры и т.д..

- Нотариальные копии – их можно снять почти с любого документа, выданного на всей территории РФ, включая все перечисленные выше документы (дипломы, справки, свидетельства и т.д.). То есть, если нужно поставить Апостиль, например, на диплом очень быстро и, значит, нет возможности ставить Апостиль на оригинал этого диплома – можно поставить Апостиль на его нотариальную копию. Главное, чтобы вы понимал, что вам подходит Апостиль именно на нотариальную копию, а не на оригинал, так как эти два Апостиля (на оригинал документа и на его нотариальную копию) – не одно и тоже. Апостиль на оригинале подтверждает подлинность подписи и печати лица, выдавшего оригинал, а Апостиль на нотариальной копии подтверждает подлинность подписи и печати Нотариуса, удостоверившего копию с оригинала.

ВНИМАНИЕ – нельзя апостилировать документы (или их нотариальные копии, или их переводы), относящиеся к коммерческим операциям (СДЕЛКАМ). Если апостилируется договор, то одной из сторон обязательно должно быть физлицо. Документами, относящимися к коммерческим сделкам, занимается Торгово-Промышленная Палата – посреднические услуги с которой, мы, к сожалению, не оказываем.

Помимо сказанного выше, существует ряд стран, с которыми у Российской Федерации заключены двусторонние международные соглашения о взаимной юридической помощи. Для таких стран проставление апостиля на документах не требуется. Более того, Минюст выдаст официальный отказ в проставлении апостиля и не вернёт уплаченную пошлину, если в нотариальном документе есть прямое указание на использование документа в такой стране, для которой апостиль не требуется. Даже, если эта страна входит в Гаагскую конвенцию. Сказанное актуально только в случае документов подлежащих апостилированию в Минюсте, так как только в них может быть указана страна использования документа. Например, в нотариальных согласиях часто указывают страну подачи документа. Но, существует способ избежать такого отказа – указать ещё одну страну, помимо основной, для которой обязательно проставление апостиля. Например, Германию. То есть, в доверенности, например, должно быть написано: уполномочиваю действовать от моего лица в следующих странах: Грузия (не проставят апостиль), Германия (теперь проставят апостиль).

Список стран участниц Гаагской конвенции....
Список стран, для которых не нужен апостиль....